การจำลองสถานการณ์ฉุกเฉิน: 90 นาทีที่เปิดเผยความเสี่ยงทางธุรกิจ

ทุกองค์กรมี แผนรับมือเหตุฉุกเฉิน (BCP) แต่การมีแผนอยู่ในแฟ้มนั้นเพียงพอแล้วหรือยัง บ่อยครั้งที่แผนถูกสร้างแต่ไม่เคยทดสอบจริง จนเกิดวิกฤตจึงพบช่องโหว่ การทดสอบแผนจึงจำเป็น และวิธีที่มีประสิทธิภาพ ใช้เวลาไม่มาก คือ การซ้อมโต๊ะ (Tabletop Exercise)

ทำไมแผนรับมือเหตุฉุกเฉินถึงต้องถูกทดสอบจริง?

การมีแผนที่ดีคือจุดเริ่มต้น แต่โลกธุรกิจเต็มด้วยความไม่แน่นอน เหตุการณ์ไม่คาดฝัน เช่น ระบบล่ม ภัยธรรมชาติ หรือการโจมตีทางไซเบอร์ เกิดขึ้นได้ตลอดเวลา

หากไม่มีการทดสอบ ทีมงานอาจไม่รู้บทบาท การสื่อสารติดขัด และตัดสินใจล่าช้า ความเสี่ยงเหล่านี้ทำให้ธุรกิจหยุดชะงัก สร้างความเสียหาย และกระทบความน่าเชื่อถือ

การทดสอบจึงเหมือนวัคซีน ช่วยให้องค์กรพร้อมรับมือทุกสถานการณ์

การซ้อมโต๊ะ: กลยุทธ์ประหยัดเวลาที่ได้ผลลัพธ์มหาศาล

การซ้อมโต๊ะ คือการจำลองสถานการณ์วิกฤตบนโต๊ะประชุม โดยผู้บริหารและทีมงานที่เกี่ยวข้องมาร่วมวิเคราะห์และหารือแนวทางรับมือเสมือนจริง

วิธีนี้ใช้เวลาเพียง 90 นาที แต่สามารถเปิดเผยจุดอ่อนของแผนที่ไม่เคยสังเกตเห็น ช่วยให้ทุกคนเข้าใจบทบาทและมองเห็นภาพรวมแผนได้ชัดเจน

ประโยชน์สำคัญคือช่วย ระบุช่องโหว่ เสริมสร้างการทำงานร่วมกัน ปรับปรุงการสื่อสาร และ สร้างความมั่นใจ ในการรับมือกับวิกฤต นี่คือการลงทุนด้านเวลาเพียงน้อยนิดที่ให้ผลตอบแทนมหาศาลด้านความพร้อมขององค์กร

เคล็ดลับจัดซ้อมโต๊ะให้ได้ประสิทธิภาพใน 90 นาที

เพื่อให้การซ้อมโต๊ะเกิดประโยชน์สูงสุด ควรดำเนินการตามขั้นตอนที่ออกแบบมาอย่างดี

การเตรียมตัวก่อนเริ่ม (Pre-Exercise)

เริ่มต้นด้วยการ กำหนดเป้าหมาย ที่ชัดเจน เช่น ต้องการทดสอบอะไร ต้องการให้ใครมีส่วนร่วม

จากนั้น เลือกสถานการณ์จำลอง ที่สมจริงและเกี่ยวข้องกับธุรกิจมากที่สุด อาจเป็นสถานการณ์ที่เคยเกิดขึ้น หรือความเสี่ยงที่องค์กรประเมินไว้

ระบุผู้เข้าร่วม ซึ่งควรเป็นผู้บริหารหลักและหัวหน้าทีมที่เกี่ยวข้องกับการฟื้นฟูธุรกิจ

และสุดท้าย เตรียมเอกสารประกอบ ทั้งโครงสร้างสถานการณ์ บทบาทหน้าที่ และคำถามกระตุ้นการหารือ

ช่วงเวลาซ้อมจริง (During Exercise)

5 นาทีแรก: เปิดประเด็นและกำหนดเป้าหมาย
ต้อนรับผู้เข้าร่วม ทบทวนวัตถุประสงค์ สร้างความเข้าใจร่วมกัน
10 นาทีถัดมา: นำเสนอสถานการณ์
อธิบายสถานการณ์วิกฤตโดยละเอียด ให้ข้อมูลที่จำเป็น เพื่อให้เข้าใจบริบทและผลกระทบเบื้องต้น
40 นาที: ระดมสมองเพื่อการตอบสนองเบื้องต้น
ผู้เข้าร่วมหารือแนวทางตอบสนองระยะแรก: ใครทำอะไร? ติดต่อใคร? ตัดสินใจอย่างไร? เน้นการสื่อสารและการประสานงาน
30 นาที: วางแผนฟื้นฟูและกำหนดขั้นตอนต่อไป
หลังการตอบสนองเบื้องต้น พิจารณาว่าธุรกิจจะกลับมาดำเนินการได้อย่างไร แผนสำรองทำงานอย่างไร ขั้นตอนกู้คืนระบบหรือบริการมีอะไรบ้าง
5 นาทีสุดท้าย: แลกเปลี่ยนความคิดเห็น
รวบรวมข้อคิดเห็น ประเด็นสำคัญที่ได้เรียนรู้ และประเด็นที่ต้องนำไปพิจารณาต่อยอด

หลังการซ้อม (Post-Exercise)

ขั้นตอนสุดท้ายคือการ ประเมินผล และ บันทึกข้อค้นพบ อย่างละเอียด ทั้งจุดแข็ง จุดอ่อน หรือข้อเสนอแนะต่างๆ

จากนั้นนำข้อมูลเหล่านี้มา ปรับปรุงแผน BCP ให้สมบูรณ์และใช้งานได้จริง

และที่สำคัญคือ ติดตามผลการดำเนินการ ข้อเสนอแนะ เพื่อให้มั่นใจว่าการปรับปรุงเกิดขึ้นจริง

การทดสอบแผนรับมือเหตุฉุกเฉินอย่างสม่ำเสมอ ไม่ใช่แค่การปฏิบัติตามข้อกำหนด แต่เป็นการลงทุนที่สำคัญเพื่อความยั่งยืนและความต่อเนื่องขององค์กร ช่วยให้ธุรกิจแข็งแกร่ง พร้อมรับมือทุกความท้าทายในโลกที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว