หยุดโทษ AI! ถึงเวลาปฏิวัติการประชุมให้มีประสิทธิภาพ
หลายคนคงเคยรู้สึกเหนื่อยล้าจากการเข้าร่วม การประชุม ที่ดูเหมือนจะไม่มีวันจบสิ้น หรือจบไปแล้วก็ไม่ได้อะไรเป็นชิ้นเป็นอัน กลับกัน ยิ่งรู้สึกว่า เวลา อันมีค่าถูกช่วงชิงไปอย่างน่าเสียดาย
ความจริงแล้ว ปัญหาที่แท้จริงอาจไม่ใช่เทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ (AI) ที่กำลังเข้ามาเปลี่ยนโลกการทำงานอย่างรวดเร็ว
แต่เป็น วิธีการทำงานแบบเก่า โดยเฉพาะอย่างยิ่ง รูปแบบการประชุม ที่ล้าสมัยและไร้ประสิทธิภาพต่างหาก ที่เป็นตัวฉุดรั้งองค์กรและแต่ละบุคคลให้ก้าวไปข้างหน้าได้ช้าลง
ปัญหาที่แท้จริงไม่ใช่ AI แต่คือการประชุมที่ไร้ค่า
ลองจินตนาการถึงเช้าวันจันทร์ที่ตารางงานแน่นเอี๊ยดไปด้วย การประชุม หลายรอบ แต่ละครั้งใช้เวลาเป็นชั่วโมง บางทีก็ต่อเนื่องกันจนแทบไม่มีเวลาพัก
หลายครั้งเป็นการประชุมที่ไม่มี เป้าหมาย ชัดเจน ไม่มีวาระที่แน่นอน มีแต่การพูดคุยที่วกวน และลงท้ายด้วยการที่ไม่มีใครได้ข้อสรุปหรือสิ่งที่ต้องทำต่อไป
พนักงานจำนวนไม่น้อยต้องนั่งฟังเรื่องราวที่ตัวเองไม่เกี่ยวข้อง หรือเป็นเพียงการรับฟัง ข้อมูล ที่สามารถส่งเป็นอีเมลได้ การประชุมลักษณะนี้ไม่เพียงแต่สิ้นเปลืองเวลา แต่ยังบั่นทอนขวัญกำลังใจและพลังงานในการทำงานอย่างมหาศาล
ทำไมการประชุมถึงกลายเป็นสิ่งที่น่าเบื่อและสิ้นเปลืองเวลา?
สาเหตุหลักๆ ที่ทำให้ การประชุม กลายเป็น “ยาขม” ของหลายคน มีหลายประการ
ประการแรก มักจะขาด วัตถุประสงค์ ที่ชัดเจน ไม่มีใครรู้ว่ากำลังประชุมเพื่ออะไร เพื่อตัดสินใจ เพื่อระดมสมอง หรือแค่เพื่อแจ้งข้อมูล
ประการต่อมา คือการเชิญผู้เข้าร่วมมากเกินความจำเป็น ทำให้การสนทนายิ่งยืดเยื้อและหลงประเด็น
นอกจากนี้ ยังมี วัฒนธรรมองค์กร ที่มักจะจัดประชุมตามธรรมเนียมปฏิบัติ หรือเพราะผู้นำต้องการ “อัปเดตสถานะ” แทนที่จะมอบหมายงานให้แต่ละคนจัดการและรายงานผลภายหลัง และบางครั้งผู้เข้าร่วมก็รู้สึกว่าไม่สามารถปฏิเสธการเข้าร่วมได้ แม้จะรู้ว่าไม่จำเป็นก็ตาม
AI จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหานี้ได้อย่างไร?
AI ไม่ได้เข้ามาเพื่อกำจัด การทำงานร่วมกัน หรือ การสื่อสาร ของมนุษย์ แต่เข้ามาเพื่อ เสริมประสิทธิภาพ และปลดปล่อยเราจากงานที่ซ้ำซากจำเจ
AI สามารถทำหน้าที่ช่วยเตรียม วาระการประชุม ได้อย่างรวดเร็ว รวบรวม ข้อมูล ที่เกี่ยวข้องจากเอกสารต่างๆ ให้พร้อมก่อนเริ่มการสนทนา ช่วยบันทึกถอดเสียง และ สรุปใจความสำคัญ ของการประชุมได้อย่างแม่นยำ
ไม่เพียงเท่านั้น AI ยังสามารถระบุ สิ่งที่ต้องทำ (Action Items) และผู้รับผิดชอบได้อย่างชัดเจน ทำให้ทุกคนรู้ว่าต้องทำอะไรต่อหลังประชุม สิ่งเหล่านี้จะช่วยประหยัดเวลาที่เคยหมดไปกับการจัดการธุรการ ทำให้คนสามารถโฟกัสไปที่ การคิดวิเคราะห์ การตัดสินใจ และ การสร้างสรรค์นวัตกรรม ได้อย่างเต็มที่
ก้าวข้ามเทคโนโลยีสู่การเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กร
การนำ AI มาใช้เป็นเพียงส่วนหนึ่งของการแก้ไขปัญหา การประชุม ที่ไร้ประสิทธิภาพ
หัวใจสำคัญ คือ การปรับเปลี่ยนความคิด และ วัฒนธรรมองค์กร ทุกคนต้องเริ่มตั้งคำถามถึงความจำเป็นของทุกการประชุม “การประชุมนี้จำเป็นจริงๆ หรือไม่?” “มีเป้าหมายอะไรบ้าง?” “ใครคือคนที่ต้องเข้าร่วมจริงๆ?”
การสร้างบรรยากาศที่เปิดกว้างให้พนักงานกล้าที่จะปฏิเสธการเข้าร่วมการประชุมที่ไม่เกี่ยวข้องหรือไม่จำเป็น เป็นสิ่งสำคัญ ผู้นำต้องเป็นแบบอย่างที่ดีในการจัดการประชุมให้สั้น กระชับ มีเป้าหมาย และเน้นที่ การตัดสินใจ เป็นหลัก
การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ จะช่วยให้ทุกคนมีเวลาไปโฟกัสกับงานที่สร้าง คุณค่า และส่งผลกระทบเชิงบวกต่อองค์กรได้อย่างแท้จริง นั่นคือหนทางสู่การทำงานที่มี ประสิทธิภาพ และความสุขมากขึ้นอย่างยั่งยืน